Maskun Iskandar

Mengelola Penerbitan Intern (2)

(Seri 9)


Oleh Maskun Iskandar

===================================

Pokok bahasan lanjutan:

4. Isi Penerbitan Intern
5. Mengumpulkan Bahan Tulisan
6. Proses Kegiatan Keredaksian
7. Rincian Tugas Pengelola
===================================

Komposisi isi media penerbitan penting diperhatikan untuk menjaring minat pembaca.  Masalahnya, selera pembaca itu beragam-ragam. Oleh karena itu, isi penerbitan harus merupakan mozaik yang menampung berbagai kebutuhan pembaca

 4. Isi Penerbitan Intern

    I

si  penerbitan intern umumnya  merupakan penjabaran dari misi dan visi organisasi. Misi dan visi  tersebut dirinci menjadi beberapa rubrik. Isi pada setiap nomor penerbitan terdiri atas beberapa rubrik. Rubrik tersebut mencerminkan  komposisi isi. Komposisi isi ini penting diperhatikan untuk menjaring minat pembaca.  Masalahnya, selera pembaca itu beragam-ragam. Oleh karena itu, isi penerbitan harus merupakan mozaik yang menampung berbagai kebutuhan pembaca. Di samping itu harus ada pula keseimbangan antara permasalahan yang serius dan hiburan, antara halaman yang berilustrasi dan yang tidak bergambar.

Pada setiap nomor penerbitan biasanya ada tulisan yang “dijagokan”. Tulisan yang dijagokan itu dapat berupa laporan utama, yakni tulisan yang membahas secara mendalam suatu masalah yang aktual dan menarik minat pembaca.

Selain itu perlu pula dipikirkan kemungkinan menampilkan suatu rubrik yang digemari pembaca, umpamanya,  profil seseorang, ruang konsultasi, ulasan suatu persoalan, karikatur, dan lain-lain.

5. Mengumpulkan Bahan Tulisan

Sumber bahan tulisan antara lain:

Bahan tulisan dapat diperoleh antara lain dari konferensi pers.

a). Dari kalangan intern, misalnya:

  • Liputan suatu acara atau peristiwa (ulang tahun, peluncuran produk, pembukaan cabang baru, dan lain-lain)
  • Pidato pimpinan dalam suatu acara,
  • Wawancara,
  • Kepustakaan,
  • Hasil riset,
  • Makalah pimpinan,  atau
  • Tulisan kiriman dari lingkungan intern

b). Bahan dari luar, umpamanya:

  • Tulisan dari penulis luar, seperti tulisan dari pakar atau lainnya,
  • Kutipan dari media lain, seperti dari koran, majalah, tabloid, internet.

6.  Proses Kegiatan Keredaksian

Kegiatan keredaksian terdiri atas:

  • Rapat redaksi untuk menentukan isi penerbitan nomor mendatang,
  • Pemimpin redaksi atau redaktur pelaksana memimpin rapat,
  • Peserta rapat dan penanggung jawab rubrik mengajukan usul ide tulisan,
  • Rapat memutuskan ide yang diterima dan ditolak,
  • Redaktur pelaksana membuat jadwal untuk menetapkan dead-line sejak ide tulisan hingga hari edar penerbitan intern,
  • Ide tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk tulisan oleh masing-masing penulis (wartawan dan redaktur).
  • Jadwal yang sudah dibuat ada kemungkinan berubah mengingat kondisi di lapangan. Redaktur pelaksana dan redaktur menetapkan kembali dead-line masing-masing tulisan. Dead-line tersebut berbeda-beda untuk setiap tulisan. Hal ini bergantung pada tingkat kesulitan memperoleh bahan dan menulisnya.
  • Tulisan yang sudah terkumpul lalu disunting (diedit) oleh redaktur masing-masing rubrik,
  • Redaktur pelaksana pada saat dead-line yang sudah ditetapkan itu menagih tulisan kepada masing-masing penulis,
  • Redaktur bekerja sama dengan staf artistik dan fotografer untuk ilustrasi tulisan (foto, gambar, grafik, dll)
  • Tulisan yang sudah diedit dan disediakan bahan ilustrasinya diserahkan kepada redaktur pelaksana dan pemimpin redaksi dan kemudian kepada staf artistik.
  • Staf artististik membuat dummy, yaitu rancangan tata muka. Bila sudah disetujui oleh pemimpin redaksi atau redaktur pelaksana, rancangan tersebut beserta naskah yang sudah diedit diserahkan ke percetakan.
  • Sebelum dicetak, pemimpin redaksi atau redaktur pelaksana wajib membaca kembali naskah yang akan diterbitkan itu untuk menghindari kemungkinan salah cetak. Setelah disetujui naskah dikembalikan ke percetakan untuk dicetak.
  • Media intern yang sudah dicetak kemudian didistribusikan.

Catatan:

Jadwal dibuat dalam suatu formulir yang terdiri atas beberapa kolom. Misalnya, kolom penulis, topik tulisan, dead-line, panjang tulisan, dan lain-lain.

7.  Rincian Tugas Pengelola

Pengelola suatu penerbitan intern biasanya terdiri atas:

  • Pemimpin umum
  • Pemimpin redaksi
  • Dewan redaksi
  • Pemimpin perusahaan (bila ada)
  • Redaktur pelaksana
  • Redaksi/penanggung jawab rubrik
  • Wartawan/koresponden
  • Sekretaris redaksi
  • Staf artistik (lay-outman)
  • Fotografer

Rapat Redaksi

Personel pengelola dan pengelolaan penerbitan intern lazimnya bergantung pada kebijakan masing-masing penerbit. Jabatan pengelola di suatu penerbitan dapat berbeda dengan penerbitan lain. Pada suatu penerbitan mungkin ada jabatan pelindung, penasihat, pembina, dan dewan penyunting. Pada penerbitan lain boleh jadi jabatan tersebut tidak ada atau hanya ada sebagian karena fungsinya dirangkum oleh yang lain.

 A. Jabatan pengarah

 Terdiri atas:

1. Pelindung, penasihat, pembina, dan (kadang) pemimpin redaksi

Jabatan-jabatan tersebut umumnya lebih bersifat sebagai penghormatan dan lazimnya dijabat oleh pemimpin tertinggi atau para pemimpin organisasi, umpamanya, direktur utama atau anggota dewan direksi lainnya.

 2. Dewan penyunting

Dewan ini dibentuk untuk lebih mendekatkan dan lebih mengentalkan hubungan antara pihak pengelola penerbitan (redaksi) dan pihak perusahaan atau organisasi yang menerbitkan penerbitan intern tersebut. Oleh karena itu, biasanya terdiri atas pemimpin kedua pihak.

Catatan:

Keperluan dan keadaan satu organisasi berbeda dengan organisasi lain. Mengingat hal itu jumlah personel dan tugasnya seyogianya disesuaikan dengan kepentingan dan keadaan pada organisasi masing-masing.

 B.  Jabatan pelaksana

Berikut adalah garis besar pembagian tugas para pelaksana aktif yang mengelola penerbitan intern:

1. Pemimpin umum

  • Memimpin organisasi penerbitan secara keseluruhan,
  • Mengoordinasikan antara:
  1. organisasi dan pengelola penerbitan (para anggota redaksi);
  2. redaksi è sirkulasi è iklan;
  3. redaksi dan relasi organisasi (perusahaan mitra kerja, nasabah, orang-orang penting, dan lain-lain).
  • Memelihara dan mengembangkan  kelangsungan hidup penerbitan.

2. Pemimpin redaksi

  • Menentukan dan mengamankan kebijakan (policy) penerbitan sesuai dengan misi dan visi yang telah ditetapkan.
  • Memimpin dan memberi tugas keredaksian kepada para penyunting, baik langsung maupun melalui redaktur pelaksana.
  • Memimpin rapat redaksi.
  • Memikirkan upaya peningkatan kualitas penerbitan yang mencakup:
  1. bobot dan kualitas isi,
  2. teknik menulis,
  3. penampilan (tata muka), baik lay out, maupun foto.
  • Mempertanggungjawabkan isi penerbitan kepada pihak luar (bila terjadi tuntutan hukum misalnya) dan kepada organisasi yang menerbitkan media intern tersebut.
  • Membuat editorial (tajuk rencana) atau pengantar redaksi. Ia dapat menugaskan hal itu kepada anggota penyunting senior.
  • Mendelegasikan pelaksanaan tugas sehari-hari kepada redaktur pelaksana.
  • Memutuskan menambah atau mengurangi jumlah anggota penyunting dan mempertanggungjawabkannya kepada organisasi.

3. Redaktur pelaksana

  • Bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan keseluruhan  isi penerbitan dan mengonsultasikannya dengan pemimpin redaksi.
  • Memimpin organisasi redaksi dan mekanisme kerja penyuntingan sehari-hari.
  • Memikirkan upaya peningkatan kualitas penerbitan yang mencakup:
  1. bobot dan kualitas isi,
  2. teknik menulis,
  3. penampilan (tata muka), baik lay out, maupun foto.
  • Membuat rancangan  penerbitan (dummy) bersama tim artistik.
  • Melakukan kontrol akhir isi penerbitan sebelum naik cetak.
  • Bersama anggota penyunting lain dalam rapat pleno mengevaluasi isi penerbitan setiap nomor.
  • Membantu pemimpin redaksi menyusun anggaran keredaksian, termasuk honorarium penulis, koresponden, dan biaya operasional sehari-hari.

4. Penanggung jawab rubrik

Yang dimaksudkan dengan penanggung jawab rubrik adalah para penyunting yang diberi kewajiban mengelola suatu rubrik. Tugasnya sebagai berikut:

  • Menyusun rencana isi sesuai dengan bidang tugasnya dan mengajukan dalam rapat redaksi.
  • Memikirkan upaya peningkatan kualitas isi  penerbitan, terutama pada rubriknya.
  • Melakukan penyuntingan, yakni:
  1. menilai bobot isi dan kelayakan muat suatu naskah,
  2. memperbaiki naskah supaya layak muat,
  3. bila perlu merombak tulisan (rewrite) yang berasal dari wartawan, koresponden, atau tulisan kiriman yang ditugaskan kepadanya.
  • Meningkatkan kualitas tulisan wartawan atau penulis.
  • Menjalin sinergi dengan kontributor, penulis ahli, dan koresponden.
  • Berdasarkan pengalaman, keahlian, relasi dengan narasumber, penyunting wajib melakukan tugas kewartawanan, misalnya, melakukan peliputan.

5. Koordinator liputan

  • Melakukan koordinasi operasional peliputan berdasarkan penugasan yang diberikan kepadanya.
  • Menginventarisasi dan mendistribusikan penugasan kepada wartawan dan bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
  • Selalu berkonsultasi dengan atasannya.
  • Membina, memberi motivasi, dan memberikan pengarahan kepada reporter.

6. Wartawan

  • Mengajukan usulan ide tulisan atau peliputan.
  • Menjalin kerja sama dengan narasumber.
  • Menyusun tulisan sebaik-baiknya dan selengkap-lengkapnya.
  • Membuat agenda acara.  Sebaiknya ia mempunyai catatan kapan suatu peristiwa bersejarah terjadi, misalnya ulang tahun organisasi, hari Ibu, dll.
  • Memiliki kliping sendiri, di samping kliping dan fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan.
  • Selalu memberikan laporan bidang tugasnya kepada redaktur.
  • Senantiasa memberikan informasi keadaan di lapangan.
  • Membantu melakukan pemotretan dan mencari bahan pelengkap tulisan (termasuk tambahan narasumber,  dan literatur).

7. Penata rupa (staf artistik/lay-outman)

  • Bertanggung jawab atas penampilan visual penerbitan.
  • Memikirkan dan mengajukan rencana peningkatan kualitas penampilan penerbitan.
  • Menyusun desain tata rupa dengan kreativitas tinggi.
  • Dengan sepengetahuan redaktur pelaksana, penata rupa melakukan kerja sama dengan juru foto dan pihak-pihak lain.
  • Menjalin kerja sama dengan pihak percetakan.

8. Sekretaris redaksi

Bertugas membantu kelancaran pekerjaan redaksi:

A. Di lingkungan intern:

  • Mengatur pelaksanaan rapat redaksi (mengundang peserta rapat pada waktu dan tempat yang ditetapkan, membuat notulen rapat, dll.).
  • Memperlancar komunikasi antara pimpinan organisasi dan pimpinan penyelenggara penerbitan,
  • Membantu kelancaran komunikasi antara penyelenggara penerbitan dan bagian lain, misalnya keuangan, iklan, distribusi.

B. Dengan pihak luar:

Memperlancar komunikasi:

  • Antara lingkungan intern dan pihak luar. Misalnya, antara redaksi dan narasumber, konsultan, pengelola penerbitan pihak luar, penulis luar, dll. sesuai dengan tugas yang diberikan oleh redaksi.
  • Antara pihak luar dan lingkungan intern lainnya. Misalnya dengan bagian keuangan untuk pembayaran honorarium, dll.

(Bersambung)

Penulis adalah mantan Redaktur Pelaksana Majalah Amanah
dan kini menjadi Pengajar di Lembaga Pers Dr. Soetomo